Descripción del proyecto

Desarrollo de Indicadores Comerciales (KPI’s)

El área comercial de tu empresa además de ser la generadora de ingresos es el vínculo entre el mundo externo y el interno de tu entorno empresarial. Siendo por eso que es importante contar con una serie de controles e indicadores en cada uno de los procesos que colabora a su productividad, lo que te permitirá evaluar el desempeño continuamente y generar ciclos de mejora, esto resultará en mejores niveles de ventas y clientes más satisfechos. El conjunto de indicadores dependerán de tus objetivos, el giro de tu empresa, es por esto que cada organización debe de identificar y gestionar sus propios indicadores clave (KPI’s).

¿Qué son los indicadores clave, KPI’s?

KPI (Key Performance Indicator) son las métricas utilizadas para cuantificar los resultados de una actividad o estrategia que es fundamental para el éxito de la organización en función de un objetivo predeterminado.

Para ser considerados como tales deberán cumplir con 3 características:

  1. Ser relevantes para el éxito de la operación comercial de tu empresa
  2. Ser Específico, Medible, Lograble, Relevante, Limitado en el Tiempo
  3. Servir para definir estándares y parámetros.

Según las operativas comerciales de tu empresa, puedes dividir tus indicadores clave en dos categorías principales:

  1. Indicadores de resultados, como pueden ser:
    1. Volumen de ventas
    2. Cartera de clientes
    3. Ingreso de nuevos clientes
    4. Crecimiento de margen bruto, etc.
  2. Indicadores de la gestión, que ocurren durante el proceso de venta, entre otros son:
    1. Clientes atendidos por el vendedor en el periodo.
    2. Número de llamadas de ventas realizadas
    3. Número de visitas realizadas
    4. Ratio de conversión
    5. Tiempo de conversión

¿Por qué es importante conocer los indicadores clave?

Si el equipo comercial tiene claros los objetivos y los indicadores que los soportan, será más fácil que puedan ser más eficientes en llevar a cabo sus actividades clave y esto se verá reflejado en un proceso de ventas más controlado y con mejores resultados.

  • Información de valor sobre el desempeño del equipo comercial así como de los procesos del departamento para tomar decisiones, planificar, identificar áreas de oportunidad y tomar las medidas necesarias de manera oportuna.
  • Metas realistas para tu equipo de ventas y mejora de la comunicación al tener la visibilidad de lo que se quiere lograr de manera objetiva.
  • Evaluar de manera más eficiente el rendimiento del equipo de ventas canalizando sus actividades en las actividades y métricas que son realmente importantes para la empresa.
  • Detectar las áreas de mejora de los vendedores contando con objetivos medibles con lo cual podrás identificar la necesidad de entrenamiento que existe.

Reportes para el área comercial

Como parte esencial del control del área de ventas es importante que definas la información necesaria (KPI) que requieres de tu equipo de trabajo para poder llevar a cabo la toma de decisiones oportuna.

Una actividad relevante en el departamento comercial es establecer controles que permitan monitorear y garantizar que el equipo de ventas esté dando su máximo potencial para alcanzar las metas del área.

  • Reportes de Preventa: Durante el ciclo de preventa lo más importante es el seguimiento a tus oportunidades de venta para que no pierdas alguna por falta de atención oportuna, así mismo te servirá para estar en un ciclo de mejora continua en el cual puedas ir incrementando tu efectividad de conversión y reduciendo tiempos entre etapas. Algunos reportes que se pueden manejar durante este proceso son los siguientes:
    • Número de clientes prospectos adquiridos.
    • Tiempo de conversión entre etapas.
    • Porcentaje de conversión entre etapas.
    • Actividades del vendedor (llamadas, visitas, demostraciones)
    • Porcentaje de cierre de ventas
  • Reportes de ventas: Cuando ya se ha realizado la venta, existen diversos informes que es conveniente llevar a cabo de manera periódica para tener un mejor entendimiento del comportamiento de tu departamento comercial, su eficiencia y su desempeño.
    • Comisiones de los vendedores.
    • Ventas por cliente.
    • Ventas por periodo de tiempo.
    • Ventas por producto /servicio.
    • Ventas por zona geográfica.
    • Ventas por línea de productos.
    • Márgenes brutos.
    • Descuentos aplicados.
    • Cumplimiento de metas.
  • Reportes post-venta: Es importante hacer un seguimiento de ciertos indicadores después de haber sido realizada la venta,
    • Índice de satisfacción del cliente / Fidelidad.
    • Devoluciones y Reclamaciones.
    • Índice de recompras.

Los reportes en el área de ventas, te darán datos relevantes de manera individual, pero su valor real se encuentra en poder tomar esa información para analizarla desde un punto de vista global que impacta en toda la organización,

Las ventas son la fuente primordial de ingresos de tu compañía y las que aportarán gran parte de la rentabilidad de la misma, es por eso que llevar un control eficiente de tu proceso de ventas es un factor crucial para el éxito de tu negocio.

Gestionar de manera eficiente tu proceso comercial será más sencillo si cuentas con una herramienta especializada tipo ERP, que te ayude a administrar la información y a dar un seguimiento puntual a tus clientes, ofreciendo siempre un nivel óptimo de servicio para ganar su preferencia y que tu empresa sea más competitiva.