El outsourcing como complemento de la actividad y oportunidad de crecimiento.

En el entorno empresarial actual, es absolutamente necesario subcontratar para mantener la competitividad. Subcontratar no significa, necesariamente, externalizar sino contratar a profesionales que pueden ayudar a hacer las cosas más rápido, a un coste inferior y con experiencia en “hacer cosas”.

El outsourcing como proceso no está exento de cometer errores a la hora de su puesta en marcha, vamos citar los 10 aspectos más importantes a tener en cuenta para definir “todo lo que queremos” de manera clara, y por tanto “por escrito”

  1. Definir con claridad la tarea / proyecto

Intentar definir y poner por escrito aquellas tareas que deseamos contratar nos dará una primera medida del alcance del proyecto. Si esto mismo sirve como breafing para buscar la empresa y/o profesional tendremos una nueva medida de la claridad de nuestra exposición y de lo que se ha entendido de nuestro proyecto.

  1. Tener un presupuesto bien planificado de los costes

Cuanto más claramente se pueda definir exactamente lo que necesita hacer dividiéndolo en partes, de esa manera seremos capaces de estimar el “tiempo necesario estimado” que necesitamos un recurso. Esta primera aproximación debe tratarse con profesionales independientes especializados para determinar si estamos en lo cierto, es poco o es mucho el tiempo asignado.

  1. Buscar asesoramiento para encontrar el mejor proveedor

Ya hemos comentado que estamos buscando realizar tareas que desconocemos tanto en términos de definición, uso de tiempo y/o recursos. Siendo así ¿por qué buscamos proveedores sin asesorarnos primero?. No confundamos asesorarnos con pedir presupuestos. Hay profesionales que pueden ayudarnos a buscar la mejor alternativa o la mejor empresa y/o profesional, ya que hablan su mismo lenguaje y no “están preocupados” por ganar el contrato, “los hemos contratado para ayudarnos a tomar la mejor decisión”

 Definir el tiempo para iniciar y terminar el trabajo

Conocer los tiempos es importante; básicamente existe 3 tiempor que debemos tener en cuenta: tiempo necesario para contratar el servicio, tiempo necesario para iniciar la prestación del mismo y por último el tiempo necesario para desarrollar el servicio. Medir los 3 es absolutamente necesario para poder controlar la prestación del servicio..

  1. Contratar a alguien con la suficiente experiencia y conocimiento

Buscamos no sólo experiencia sino también capacidad para hacer el trabajo encomendado. No confundamos la experiencia con los casos de éxito y la capacidad para definir y comprender el trabajo

  1. Elección de alguien que pueda crecer con sus necesidades

No solo debemos poder crecer en función de las necesidades sino que nuestros proveedores deben estar dispuestos a ayudarnos a integrar la tarea en la empresa si eso es lo más aconsejable. Profesionalidad más Sinceridad es igual a Integridad

  1. Subcontrate tareas No Críticas en su negocio

Debemos mantener “bajo control” aquellas tareas que son críticas, o pueden serlo en un futuro. Subcontratar recursos externos debe conllevar liberar recursos internos (ya sea en términos económicos o de recursos humanos) para dedicarlos a las tareas más importantes

  1. Mejorar la comunicación e información

Si dirigir un trabajo internamente requiere de toda nuestra capacidad para comunicar, tan importante o más lo es cuando esas tareas las realizan personas externas a la organización. El día a día marca muchos matices y también “los externos” deben conocerlos. Mantengamos reuniones periódicas y canales de comunicación abiertos para poner en común la información.

  1. Extraiga todo el “jugo” a los recursos contratados

No debemos debemos temer a nuestro “proveedor”, aprovechemos todo su potencial y ayudémosle a que sea capaz de aportar más y más cada día. De ese modo estaremos construyendo una relación de “sociedad” que nos ayudará a crecer de manera conjunta, coordinada y eficaz.

Esta Guía de 9 apartados no garantiza el éxito, pero si nos ayudará a ser capaces de “buscar ayuda” fuera de nuestras empresas y concentrarnos en el “corazón de nuestro negocio” (“core business”), única manera de poder competir en un mercado global y con nuevos modelos de negocio.